Prawo podatkowe dla osób niezwiązanych bezpośrednio z tematem bywa dosyć zawiłą kwestią. Jednym z często pojawiających się w różnych publikacjach parametrem są koszty uzyskania przychodu. Czym tak naprawdę są i jak je obliczyć? Dowiedz się co się za tym kryje i jak orientować się w temacie.
Pojęcie koszty uzyskania przychodów bez tajemnic
Koszty, to nic innego jak różnego typu wydatki. Mogą one wiązać się z prywatnymi sferami życia, ale też wszelkimi innymi dziedzinami. Koszty uzyskania przychodu będą więc miały powiązanie z tym jakie wydatki trzeba ponieść w celu osiągnięcia przychodów. Nadal brzmi to tajemniczo? Jest to rodzaj opodatkowania, jakie ponoszą przedsiębiorcy.
Ustawodawca w dosyć jasny sposób określa czym są owe wydatki poniesione przez podatnika, a także czego nie powinno się do nich zaliczać.
W myśl art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych do kosztów nie powinno się wliczać:
- Wydatków związanych z reprezentacją.
- Odsetek naliczanych z tytułu nieterminowej spłaty różnego typu zobowiązań wobec organizacji oraz urzędów państwowych.
- Wydatków poniesionych przez przedsiębiorcę na spłatę rat pożyczek i kredytów. Kosztem są jedynie odsetki, do tego liczone w określonej proporcji.
- Odpisy amortyzacyjne związane z użytkowaniem samochodu do limitu określonego kwotą.
- Ubezpieczenie pojazdu.
Ustawy o podatkach dochodowych wprowadzają zamkniętą listę wydatków, a śledzenie jej zawsze budzi wśród przedsiębiorców sporo emocji. Część z nich, mimo że zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodu albo zabezpieczenia źródła przychodów, nie stanowią kosztów, które można uwzględnić.
Jak prawidłowo prowadzić dokumentację związaną z kosztami?
Kluczowa wydaje się kwestia odpowiednich dokumentów, aby wydatek został uznany za koszt firmowy. Oczywiście musi się też mieścić w definicji określonej w ustawie. To podstawa klasyfikacji, gdy wypełniasz PIT online lub składasz deklarację. Udokumentowanie kosztów uzyskania przychodów, zostało ujęte szczegółowo w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie prowadzenia księgi przychodów i rozchodów. Zawsze mając wątpliwość w rozliczeniu typu e-pity warto sięgnąć do tego wiarygodnego źródła informacji. Za prawidłowe dokumenty uważa się faktury, faktury VAT RR, rachunki i dokumenty celne.
Jeśli masz wątpliwość czy dane źródła nie stanowią kosztów uzyskania przychodów dobrym pomysłem jest też konsultacja z zaufanym księgowym lub nawet zapytanie skierowane do Urzędu Skarbowego. Pamiętaj, że od prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych zależy wiarygodność przed urzędami. Warto zatem o tę kwestię szczególnie zadbać.
Co zawsze będzie kosztem uzyskania przychodu?
Mimo tylu wątpliwości istnieją pewne obszary, które zawsze mogą zostać zaklasyfikowane jako koszt. Czasami można mieć wątpliwości, jak odróżnić wydatek służbowy od tego, który powinien być zaliczony do prywatnych. Zawsze można jednak to zrobić, gdy płacimy za:
- Utrzymanie biura. Te koszty mogą wiązać się z czynszem, opłatami za media, ale także wyposażeniem, zakupionym do niego sprzętem elektronicznym, meblami, a nawet opłatami za sprzątnie.
- Wszelkie urządzenia niezbędne do prowadzenia firmy w tym: telefony, komputery, drukarki, abonament na internet i telefon.
- Pensje pracowników. Zarówno te w wymiarze podstawowym, jak i wszelkie premie oraz wypłacane dodatki.
- Wydatki ponoszone na księgowość.
- Wszelkie wydatki na reklamę.
- Doszkalanie pracowników. Opłaty za kursy, konferencje.
- Utrzymanie pojazdów firmowych.
- Amortyzacja środków trwałych.
