Zarządzanie flotą to duże wyzwanie – zwłaszcza jeśli należy do niej kilkadziesiąt lub więcej pojazdów. Zastanawiasz się, co zrobić, aby pracować optymalnie i nie utonąć w morzu obowiązków, które spoczywają na tobie jako na fleet managerze? Oto kilka wskazówek, które umożliwią ci skuteczne działanie.
1. Wybierz dobry monitoring samochodu
Najlepiej sprawdza się monitoring samochodu oparty o technologię GPS. Zapewnia możliwość nieustannego śledzenia pojazdów w czasie rzeczywistym oraz dostarcza przydatnych danych, niezbędnych w zarządzaniu.
Wybierając monitoring samochodu, zwróć uwagę zarówno na jakość stosowanych rozwiązań technologicznych, jak i na funkcjonalność oraz sposób obsługi oprogramowania. To ono stanie się głównym narzędziem podejmowanych przez ciebie działań. Zadbaj więc o to, aby twoja firma zainwestowała w jakość – to się opłaci w długofalowej perspektywie.
2. Postaw na zintegrowane rozwiązania
Jedno oprogramowanie, które poradzi sobie ze wszystkimi zadaniami związanymi z zarządzaniem flotą? Dziś to możliwe. Systemy dostarczane np. przez takie firmy jak Konsalnet, dobrze integrują się z innymi programami firmowymi, nawet z całymi systemami ERP. A to oznacza m.in. szybsze i efektywniejsze rozliczanie czasu pracy, kosztów wykorzystania pojazdu służbowego do celów prywatnych czy wydatków na paliwo. A jeśli przewozisz towary wrażliwe, upewnij się, że monitoring samochodu może również przesyłać raporty do PUESC – tak, by możliwa była automatyzacja ich wysyłki.
3. Bądź na bieżąco z przepisami prawa
Przepisy prawa związane z realizacją rozmaitych zadań transportowych zmieniają się dynamicznie, dostosowując się m.in. do legislacji europejskiej. Jako car fleet manager musisz być z tymi zmianami na bieżąco – nieznajomość przepisów może narazić twoją firmę na poważne straty finansowe. Przykładową sytuacją, w której pojawia się zagrożenie, jest choćby wspomniany już transport towarów wrażliwych, który od niedawna musi być rejestrowany przy pomocy urządzenia geolokalizacyjnego.
4. Spójrz na optymalizację wydatków w szerokiej perspektywie
Optymalizacja wydatków związanych z flotą pojazdów jest jednym z twoich kluczowych zadań. Pamiętaj jednak, że na zużycie paliwa (które pochłania lwią część wydatków) wpływa wiele czynników. Dlatego rozważ zarówno optymalizację tras i wyznaczenie korytarzy przelotowych dla pojazdów, jak również np. zachęcenie kierowców do ekologicznej (i ekonomicznej) jazdy. Zadbaj też o przejrzyste rozliczanie przejazdów prywatnych – tak, by ograniczyć ewentualne nadużycia.
5. Nie zapominaj o aspekcie technicznym
Choć ok. 70% zadań związanych z zarządzaniem flotą ma charakter „menadżerski”, równie istotna jest strona techniczna. To ty odpowiadasz m.in. za nadzór nad serwisowaniem pojazdów. Łatwiej będzie ci wybrać np. ofertę warsztatu samochodowego czy części zamiennych, gdy będziesz miał odpowiednią wiedzę. Jeśli czujesz, że w tym zakresie masz braki – jak najszybciej je nadrób.
W zarządzaniu flotą liczy się przede wszystkim praktyka – to ona jest najprostszą drogą do tego, abyś jeszcze lepiej radził sobie z codziennymi zadaniami.
