W każdej firmie przewija się mnóstwo dokumentów i danych. Część z nich jest poufna i ważne jest ich dobre zabezpieczenie przed osobami niepowołanymi. Jeśli spojrzymy na rozwój informatyzacji i to, jak wiele firm przenosi swoją działalność (a coraz częściej i całe biuro) do sieci, pojawiają się nowe możliwości i zagrożenia. Ważne jest przede wszystkim większe bezpieczeństwo plików. Jednym z rozwiązań, na które decydują się firmy, są wirtualne pokoje danych.
W największym uproszczeniu można powiedzieć, że Virtual Data Room (VDR), czyli wirtualne pokoje danych, są platformami służącymi do przechowywania i udostępniania różnego typu plików. Dostęp do poszczególnych katalogów lub dokumentów mają tylko uprawnieni użytkownicy.
Kto korzysta z wirtualnych pokoi danych?
Kiedy powstała ta technologia, korzystały z niej głównie firmy, które czekały na transakcje przejęcia lub fuzji. Wraz z rozwojem trend się zmienia i obecnie rozwiązanie to cieszy się popularnością w coraz większej liczbie branż. Poleca się je wszystkim organizacjom rezygnującym z dokumentacji w formie papierowej na rzecz plików elektronicznych. Korzystając z VDR można bezpiecznie i w sposób kontrolowany udostępnić informacje podmiotom zewnętrznym. Mogą to być na przykład inwestorzy, audytorzy, doradcy. Firma ma kontrolę nad tym, kto i jakie dokumenty może zobaczyć. Wielokrotnie ułatwia to komunikację między dwiema stronami.
Co udostępnia się poprzez VDR?
W wirtualnych pokojach danych może znaleźć się wszystko, co jest ważne dla danej firmy lub spółki. Mogą to być dokumenty związane z finansami, kadrami, patenty. Są też pliki niezbędne do zawarcia określonych transakcji między użytkownikami. W tej chwili firmy czują coraz większe zaufanie do VDR, dlatego korzystają z dobrodziejstw również w przypadku dokumentacji poświęconej realizowanym projektom inwestycyjnym, czy budowlanych.
Największe zalety
Pierwsze, co kojarzy się z zastosowaniem wirtualnych pokoi danych, to bezpieczeństwo. Nie każdy ma dostęp do poszczególnych plików. Jest to dużo bardziej bezpieczne niż fizyczne udostępnianie. Nie ma ryzyka, że ktoś zobaczy lub powieli dokumenty. Poza tym oprogramowanie jest tak zaprojektowane, by można było zweryfikować, kto i kiedy zapoznał się z plikami. Przy okazji bezpieczeństwa nie można pominąć czegoś, co od zawsze wiązało się ze światem wirtualnym – atakami hackerskimi. Jest to jeden z aspektów, których firmy obawiają się najbardziej. Na szczęście wirtualne pokoje danych są tak przemyślane, by ryzyko było maksymalnie zminimalizowane.
Na tym zalety się nie kończą. Na podkreślenie zasługuje szybkość przekazywania ważnych informacji. Nie zawsze partner biznesowy czy inwestor jest w tym samym mieście, czy kraju, co firma. Dzięki VDR w wyjątkowo krótkim czasie można przekazywać dane nawet między kontynentami. Niezależnie od pory dnia, a to z kolei oznacza znacznie większy komfort pracy. Wirtualne pokoje danych posiadają również szereg dodatkowych narzędzi i usprawnień, które użytkownicy szybko docenią.
Dowiedz się więcej: https://fordata.pl/
