Przy dużej liczbie i różnorodności towarów, ewidencję magazynową znacząco usprawnia komputerowy system magazynowy. Dużą dogodnością jest zebranie w jednym miejscu wszystkich informacji o rozmieszczeniu towarów w magazynach. Nie bez znaczenia dla właścicieli pozostaje też bieżący dostęp do stanów zapasów oraz ich stała kontrola. Ale prawdziwym osiągnięciem jest program do wystawiania faktur i magazynu w jednym. Podstawowym zadaniem systemu obsługi towarów jest zarządzenie ruchami magazynowymi, natomiast program sprzedażowy odpowiada głównie za rozrachunki z kontrahentami. Trudno sobie więc wyobrazić, aby miały działać niezależnie od siebie, gdyż obydwa wiążą się z dostawą. Jakie dokładnie procesy można usprawnić, korzystając ze zintegrowanego oprogramowania?
Obsługa dokumentów magazynowych.
Każda operacja na towarach w magazynie musi być udokumentowana. Towar nie może być ani przyjęty fizycznie ani wydany klientowi bez potwierdzenia. Takim potwierdzeniem jest PZ z fakturą albo WZ z fakturą. Krokiem do perfekcji jest automatyczne generowanie dokumentów magazynowych, na podstawie przyjętych albo wystawionych faktur. Dzięki temu na bieżąco zmienia się stan magazynowy danego towaru. Aby rzetelnie prowadzić gospodarkę magazynową, niezbędne są też następujące dokumenty:
- PZ, czyli przyjęcie magazynowe z zewnątrz – na podstawie dokumentu zakupu otrzymanego od dostawcy (faktura, zamówienie, specyfikacja towarowa) wprowadza się ilość danego towaru na magazyn. Druk PZ zwiększa więc ilości oraz wartości towarów na magazynie.
- WZ, czyli wydanie magazynowe na zewnątrz – najczęściej dokument ten potwierdza wydawanie towaru klientowi. Bardzo istotną rolę odgrywa w większych firmach, kiedy nie wszyscy pracownicy są upoważnieni do wystawiania faktur.
- RW, czyli rozchód wewnętrzny – dokument potwierdza wydanie zapasów głównie na własne potrzeby, najczęściej przekazanie do produkcji. Druk RW pokazuje zmniejszenie stanu materiałów w magazynie oraz miejsce i cel przekazania. Fundamentalne zadanie ma w przedsiębiorstwach produkcyjnych, gdyż pomaga oszacować koszt wytworzenia.
- PW, czyli przychód wewnętrzny – na podstawie tego dokumentu następuje przyjecie gotowego produktu z produkcji na magazyn. Druk PW zwiększa stany magazynowe.
- MM, czyli wydanie lub przyjęcie międzymagazynowe – ruch zapasów nie wynika ze sprzedaży czy zakupu. Za pomocą druku MM następuje udokumentowanie przesunięcie asortymentu pomiędzy własnymi magazynami. W związku z tym sumaryczna ilość i wartość towarów nie ulega ani zmniejszeniu ani zwiększeniu.
Wymienione dokumenty służą do rejestrowania kierunku przesunięć w magazynach. Ewidencjonują pełną historię zmian stanów posiadanych lub nabytych materiałów i towarów. Nie są jednak tak ważnymi dowodami rozliczeń z kontrahentami i z urzędem, jak faktura. Tu z pomocą nadchodzi program do faktur i magazynu FakturaLight Magazyn, który w bardzo prosty i szybki sposób pozwala wystawiać faktury z istniejących dokumentów magazynowych. Cały proces trwa kilka chwil, gdyż pozycje faktury są zaciągane ze źródłowego druku. W przypadkach bardziej złożonych, gdy świadczenie usługi jest wykonywane na własnym materiale i osobno wystawiona jest WZ i faktura, program daje możliwość utworzenia powiązania. Co pozwala łatwo określić, do której konkretnie usługi zużyto wydane z magazynu artykuły.
Spis z natury i wycena zapasów
Spis z natury polega na ilościowym i wartościowym oszacowaniu zapasów posiadanych przez firmę, które nie zostały sprzedane ani przetworzone. Remanent bierze się pod uwagę przy obliczaniu dochodu uzyskanego z działalności gospodarczej. Przedsiębiorcy rozliczający się przez podatkową księgę przychodów i rozchodów, są zobligowani przez prawo do sporządzania spisu z natury w określonych sytuacjach. Instrukcja jego sporządzenia została zawarta w Rozporządzeniu w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów oraz ustawie o zryczałtowanym podatku dochodowym. Znajdują się tam między innymi informacje, jak i kiedy sporządzić taki spis, co wziąć pod uwagę przy liczeniu oraz co powinien zawierać.
Spis z natury powinien zostać przeprowadzony:
– na dzień 1 stycznia
– na koniec każdego roku podatkowego
– na dzień rozpoczęcia działalności w ciągu roku podatkowego
– w razie zmiany wspólników
– w razie zmiany proporcji udziałów wspólników
– w razie utraty w ciągu roku podatkowego prawa do zryczałtowanego opodatkowania podatkiem dochodowym
– w razie likwidacji działalności.
W spisie z natury powinno się uwzględnić:
– towary handlowe
– materiały lub surowce podstawowe i pomocnicze
– półwyroby
– produkcje w toku
– wyroby gotowe
– braki i odpady
– towary stanowiące własność podatnika, znajdujące się w dniu sporządzenia spisu poza zakładem podatnika
– towary obce znajdujące się w zakładzie podatnika.
Jak do sporządzenia inwentaryzacji wykorzystać program do wystawiania faktur i zarządzania magazynem? Nieuniknione jest tradycyjne policzenie zasobów magazynowych, a następnie porównanie ich z komputerową bazą. Ewidencja prowadzona w programie jest ogromnym ułatwieniem i z jej pomocą praktycznie od razu można ustalić braki lub nadwyżki albo znaleźć źródło niezgodności, bez ręcznego przeliczania. Aktualizacja stanów zapasów jest również niezbędna do wyceny wartości magazynu. Ta informacja mówi przedsiębiorcy, ile ma zamrożonej gotówki w asortymencie. Wycenę można ustalić według różnych kryteriów ceny zakupu, w zależności od tego jakich danych potrzebujemy.
Obsługa JPK_MAG
Należy też wspomnieć o pliku JPK_MAG, który obecnie jest ważną składową sprawozdawczości w firmach, gdzie gospodarka magazynowa jest prowadzona elektronicznie za pomocą programów komputerowych. Raport generuje się w celu sprawdzenia poprawności obrotu materiałami i towarami. Nie jest to okresowa sprawozdawczość. Plik powinien być wygenerowany co miesiąc i każdy magazyn należy ując osobno, ale udostępnić go należy jedynie na wezwanie urzędu. Korzystając z programu do fakturowania i zarządzania magazynem wszystkie niezbędne informacje i dane do sporządzenia JPK_MAG są przechowywane w bazie. Zatem jego utworzenie przebiega niemal natychmiastowo.
Oprogramowanie do zarządzania firmowymi dokumentami sprzedażowymi i kontroli wymiany towarowej jest niezastąpionym narzędziem w przedsiębiorstwach handlowych i produkcyjnych. Zajmuje się nie tylko przygotowywaniem faktur, ale dzięki nowoczesnym rozwiązaniom profesjonalnie realizuje gospodarkę magazynową. Zarządzanie magazynem i podatkowe dokumentowanie sprzedaży trudno prowadzić w osobnych systemach. Ale czasem warto też pójść krok dalej i rozbudować soft o dodatkowe mechanizmy wspomagające procesy zakupu i sprzedaży z segmentów b2b i b2c.
