System informatyczny, przetwarzający dokumenty, wykorzystywany jest przez wiele firm, przedsiębiorstw oraz instytucji publicznych. Umożliwia on archiwizację, przepływ oraz obieg informacji zewnętrznych, jak i sprawną komunikację między konkretnymi działami danego biura. Metoda znalazła swoje zastosowanie w wielu obszarach rynkowych, również w Polsce coraz więcej firm korzysta z tego modułu.
Na czym polega proces?
Elektroniczny Obieg Dokumentów zaliczany jest do działu outsourcingu księgowego, dlatego jego opracowywaniem zajmują się profesjonalne firmy. Wiele z nich dostosowuje swoje oferty do potrzeb klienta. Na stronie Crowe.com/pl znaleźć można szczegółowe informacje na temat oferowanych usług doradczych. Moduł umożliwia wyeliminowanie najczęstszych błędów biznesowych, wśród których warto wskazać m.in.:
- generowanie dodatkowych kosztów związanych z tradycyjnym obiegiem
- konieczność obecności przy wystawianiu odpowiednich faktur
- czasochłonność w przetwarzaniu danych
- brak kontroli nad aktualnym statusem dokumentów
Zalety
Autorski system umożliwia ponadto monitoring informacji za pomocą witryny internetowej. Moduł przyśpiesza ponadto większość procesów księgowych. Jego funkcjonalność wykorzystywana jest m.in. podczas:
- zdalnej autoryzacji
- wyszukiwania niezbędnych dokumentów
- śledzenia konkretnych danych
- tworzenia przypomnień i terminach akceptacji
- archiwizowania zaświadczeń
- konwersji faktur na elektroniczne odpowiedniki
Elektroniczny Obieg Dokumentów to duże ułatwienia dla właścicieli i pracowników wielu firm. Pozwala on zwiększyć efektywność podejmowanych działań oraz zaoszczędzić czas potrzebny na ręczną archiwizację danych. Digitalizacja obiegu jest procesem zautomatyzowanym, a decyzje podejmowane na podstawie specjalnych algorytmów są niezwykle precyzyjne i niezmienne. Działania człowieka są zawsze obarczone ryzykiem popełnienia błędu. Elektroniczny Obieg Dokumentów jest więc procesem bezpiecznym. Koszt wprowadzenia systemu zależy jednak od rodzaju modułu i obszaru, który ma on zastąpić.
