Decyzją ustawodawcy od 1 października 2018 roku (zgodnie z obowiązującą nową ustawą o rachunkowości) sporządzenie sprawozdań finansowych, oraz ich składanie możliwe jest w postaci elektronicznej (tak zwanych e-sprawozdań finansowych), a dla niektórych podmiotów również w uszeregowanej i ściśle ustalonej strukturze logicznej i odpowiednim formacie elektronicznym.
Jak prawidłowo złożyć elektroniczne sprawozdanie finansowe?
Podatnicy przygotowani są już na pewne obostrzenia w zakresie elektronicznego przygotowywania oraz przesyłania dokumentów, między innymi posiadając doświadczenie w tym zakresie zdobyte przy pracy nad elektronicznymi PIT. Ze względów porządkowych, dowodowych oraz przede wszystkim konieczności zapewnienia odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa przekazywanych informacji i danych ustawodawca zdecydował, że sprawozdania finansowe również mają być składane w odpowiedni (oczywiście w elektroniczny sposób). Następnie podzielił podatników na trzy podstawowe grupy dla każdej określając adresata ich sprawozdania finansowego:
- dla jednostek wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS (Krajowego Rejestru Sądowego), które przy przygotowywaniu sprawozdań finansowych nie kierują się MSR (Międzynarodowe Standardy Rachunkowości) zdecydował, że e-sprawozdania przesłane mają być bezpośredni do KRS za pomocą odpowiedniego systemu teleinformatycznego nad którym czuwa Minister Sprawiedliwości;
- dla podatników podatku dochodowego od osób fizycznych, które prowadzą odpowiednio księgi rachunkowe oraz mają obowiązek sporządzenia sprawozdania zdecydował, że sprawozdanie ma być złożone do KAS (Szefa Krajowej Administracji Skarbowej) za pomocą komunikacji elektronicznej;
- w przypadku podatników podatku dochodowego od osób prawnych, które jednak nie są wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS, ale obowiązane są do sporządzania sprawozdania finansowego, zdecydował, że sprawozdania będą przekazywane do KAS (Szefa Krajowej Administracji Skarbowej) za pomocą środków komunikacji elektronicznej.
W przypadkach gdy ustawodawca wskazuje sposób przekazania dokumentów sprawozdania finansowego – „za pomocą środków komunikacji elektronicznej” dalej wyjaśnia, że w praktyce będą to dwa sposoby wykorzystania tego rodzaju łącza:
- za pomocą dedykowanej aplikacji publicznej;
- przy wykorzystaniu aplikacji komercyjnych.
Terminy przygotowania dokumentów
Sprawozdanie finansowe pomimo przejścia na elektroniczną formę, nadal jest dokumentem formalnym, który powinien spełniać określone warunki oraz zostać złożony w zgodnym z przepisami terminie. Tutaj podobnie jak w przypadku określania formy i sposobu ustawodawca podzielił podatników na 3 grupy, dla każdego wskazując termin:
- jednostki wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS, nie sporządzające sprawozdań zgodnie z MSR, w terminie – do 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego (patrz art. 69 ustawy o rachunkowości);
- podatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych, prowadzące księgi rachunkowe i mające obowiązek sporządzenia sprawozdania finansowego, w terminie złożenia zeznania;
- podatnicy podatku dochodowego od osób prawnych, które nie są wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS, ale jednak obowiązane są do sporządzenia sprawozdania finansowego w terminie 10 dni od daty zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego.
